Przypominacz 2.0 dla Subiekt GT

Jeszcze nie pora na windykatora.

Jeśli do obsługi sprzedaży korzystasz z systemu Subiekt GT - mamy dla Ciebie coś szczególnego - nową wersję programu Przypominacz oznaczoną numerem 2. Program ten w niebywale przyjazny i sprawny sposób pomoże Ci zarządzać Twoimi pieniędzmi. Jak? Bardzo prosto. Wykorzystując dane z sytemu Subiekt GT, Przypominacz 2 odczyta, wskaże i pogrupuje faktury płatne na wczoraj, na dziś i na jutro. Główną zaletą Przypominacza 2 jest także i to, że może zastąpić lub zaoszczędzić bardzo wiele czasu w pracy Twoich służb księgowych i sekretariatu. Przypomnienia, ponaglenia, czy wezwania do zapłaty będą teraz niezwykle sprawną i nie generującą dodatkowych kosztów czynnością. Przypominacz 2 umożliwia wysyłanie kontrahentom wiadomości e-mail przypominających o zbliżającym się terminie zapłaty za fakturę lub informujących o nieznacznym upływie terminu oraz o płatnościach przeterminowanych. Tobie lub osobie upoważnionej pozostanie już tylko decyzja komu, kiedy i które z komunikatów będą wysłane e-mailem. Nasz program Przypominacz 2 doskonale sprawdzi się w firmach, które poszukują sprawnego narzędzia wspomagającego całościową obsługę działu handlowego, magazynu, sklepu, punktu usługowego czy hurtowni.

Klient termin przekracza? Działaj! Włącz Przypominacza!

Co nowego w wersji 2?

W porównaniu do wcześniejszych wersji zostały dokonane następujące zmiany:

• zupełnie nowy interfejs użytkownika obejmujący wyświetlanie dokumentów z możliwością sortowania po dowolnej kolumnie,
• mowy wbudowany mechanizm wysyłania wiadomości - nie korzystamy już z domyślnego klienta poczty,
• 3 typy wiadomości: przypomnienie, ponaglenie oraz nowy typ - wezwanie do zapłaty,
• możliwość dołączania do wiadomości zestawienia listy wszystkich przeterminowanych lub tylko nierozliczonych należności; zestawienia są generowane w formacie CSV, więc bez problemu odbiorca odczyta je w popularnych arkuszach kalkulacyjnych typu Microsoft Excel lub podobnych,
• możliwość wygodnego zaznaczania wielu dokumentów dla zbiorczego generowania wiadomości,
• wiele opcji wysyłania nie tylko na adres dłużnika, ale także na dodatkowe adresy własne zdefiniowane prze użytkownika (np. w celu archiwizacji generowanej korespondencji),
• szybki wgląd na jakim etapie 'windykacji' jest dana należność - ile wiadomości zostało wysłanych i jaki jest ostatni typ wysłanej wiadomości.

Podstawowe okno programu pozwala na wyświetlanie faktur sprzedaży z odroczonym terminem zapłaty z wykorzystaniem wielu filtrów. Podstawowe z nich dotyczą terminu zapłaty i dotyczą: roku, miesiąca oraz dnia zapłaty.

W przypadku filtrowania wg dnia zdecydowaliśmy się nie na wskazywanie konkretnego numeru dnia miesiąca, ale na opisowe warianty widoczne poniżej. Pozwala to na ograniczenie przedziału nie tylko do jednego dnia, ale do popularnych określeń dni jak: dzisiaj, wczoraj, przedwczoraj, ale też przedziałów X dni, np. ostatnie 3 dni. Trzeba jednak tutaj pamiętać iż użycie np. ostatnie 180 (dni) w połączeniu z konkretnym rokiem, czy miesiącem, może ograniczyć ilość wyświetlanych dokumentów.

Kolejne dostępne filtry pozwalają na filtrowanie dokumentów wg magazynu na którym powstały te dokumenty oraz znany z wcześniejszej wersji filtr po osobie wystawiającej dokument.

Zaraz za listą filtrów dostępny jest mały przycisk z czarną kropką - jego użycie pozwala na odświeżenie listy dokumentów. Można go użyć kiedy wiemy, że z jakichś względów nastąpiła zmiana danych -  np. zostały w Subiekcie zaksięgowane wpłaty na rachunki bankowe lub powstały kompensaty zmieniające stan rozliczeń z kontrahentami.

Dostęp do menu, z którego generujemy nasze wiadomości do dłużników, mamy po naciśnięciu prawego przycisku myszy na liście dokumentów. Mamy tutaj dostęp do wszystkich 3 typów wiadomości: przypomnienia, ponaglenia oraz wezwania do zapłaty.

Po zrealizowaniu wysyłki określonego rodzaju wiadomości, na liście dokumentów pojawia się informacja o rodzaju wiadomości (kolumna Poziom), gdzie PR - oznacza przypomnienie, PO - ponaglenie, a WE - wezwanie do zapłaty. W kolumnie Ile akcji pojawia się liczba wskazująca ile łącznie różnych typów wiadomości zostało wygenerowanych dla danego dokumentu.

Podobnie jak we wcześniejszej wersji programu, szablony to zwykłe pliki tekstowe - po jednym dla każdego typu wiadomości. Pliki szablonów są przechowywane w katalogu gdzie jest zainstalowany program, w podkatalogu o nazwie szablony. Pliki wystarczy edytować w systemowym notatniku systemu Windows lub dowolnym innym edytorze. Poniżej pokazane jest okno z otwartym szablonem przypomnienia. Przygotowane przez nas szablony są neutralne i przed ich użyciem wystarczy zmienić stopkę tak, aby zawierała Państwa dane kontaktowe / dane do przelewu.

W przypadku problemów z zapisaniem zmodyfikowanych szablonów wiadomości bezpośrednio w folderze gdzie są przechowywane, zalecamy zapisanie zmodyfikowanych wersji na pulpicie i dopiero po zapisie - skopiowanie ich do folderu szablony. zastępując w ten sposób oryginalne szablony umieszczone przez instalator.

Poprzez menu dostępne pod prawym przyciskiem myszy, uzyskujemy dostęp do opcji Ustawienia.  W ramach tej opcji mamy dostęp do 2 zakładek. Pierwsza z nich o nazwie Podstawowe pozwala zdecydować o dodatkowych możliwości wysyłki takich jak:

• wysłaniu kopii wiadomości do nas jako nadawcy w polu DW (do wiadomości),
• wysłaniu kopii wiadomości do nas jako nadawcy w polu UDW (ukryte do wiadomości),
• wysłaniu kopii wiadomości na wskazany dodatkowy adres email jako DW,
• możliwości zdecydowania czy do wiadomości będzie dołączenie zestawienie dokumentów dla danego kontrahenta - tutaj mamy 3 opcje: dołączenia listy tylko przeterminowanych należności, dołączenia listy wszystkich aktualnie nierozliczonych należności, czy wreszcie brak jakiegokolwiek załącznika (wtedy wysyłana jest tylko wiadomość zgodna z szablonem danego typu wiadomości).

Na zakładce o nazwie Konto pocztowe mamy do dyspozycji pola, pozwalające zdefiniować parametry konta pocztowego które będzie użyte do wysyłania wszystkich naszych wiadomości do kontrahentów związanych z działaniem  programu Przypominacz 2.

Przy pierwszym wprowadzeniu danych konta lub edycji jakichkolwiek danych z tej zakładki należy skorzystać z przycisku Sprawdź. Program wygeneruje wtedy wiadomość testową, która pozwoli sprawdzić czy wprowadziliśmy poprawnie wszystkie dane naszego konta. W przypadku jakiegoś błędu w danych np. w haśle - pojawi się stosowny komunikat o błędzie w wysyłce testowej wiadomości.

Poprawność wprowadzonych danych zostanie potwierdzona przez wyświetlenie zielonego napisu OK i wyłączenie możliwości kliknięcia w przycisk Sprawdź. Kliknięcie w przycisk Zapisz dotyczy zapisu zmian dokonanych na dowolnej z tych zakładek.

W celu zapoznania się w praktyce z możliwościami programu należy pobrać ze wersję instalacyjną programu. Po jej zainstalowaniu na komputerze, przy pierwszym uruchomieniu pojawi się okno aktywacji, w które należy wprowadzić dane identyfikujące daną instalację Subiekta GT (nazwę serwera, nazwę bazy danych, nazwę użytkownika oraz hasło) oraz adres email. Po wypełnieniu tych pól - aktywny stanie się przycisk Aktywuj wersję próbną, który uaktywni działanie programu w wersji próbnej. W tym trybie program umożliwia wygenerowanie 50 akcji generowania wiadomości email zawierających przypomnienia, ponaglenia lub wezwania do zapłaty, przy czym pojedyncza akcja może dotyczyć więcej niż jednego dokumentu. Po każdorazowym wykonaniu akcji w trybie testowym program będzie informował o pozostałej ilości akcji jakie jeszcze mogą być wykonanie w tym trybie.

Na zakończenie

Program Przypominacz 2 realizuje jedynie połączenie z bazą danych Subiekta GT w celu pobrania danych umożliwiających wygenerowanie wiadomości email i zapisuje w bazie w osobnych tabelach dane pozwalające wyświetlać informacje o ilości i rodzaju wykonanych akcji. Wszelka kontrola działań realizowanych z pomocą programu leży, wybrana kolejność wysyłania poszczególnych typów wiadomości leży w gestii osoby korzystającej z tego programu. Należy pamiętać o regularnym wprowadzaniu do systemu Subiekt GT informacji o otrzymanych płatnościach, aby generowane wiadomości i ew. zestawienia dokumentów generowane przez program Przypominacz 2 były aktualne, a tym samym aby uniknąć wysyłania wiadomości do kontrahentów dotyczących dokumentów, które zostały już przez nich opłacone.

Istnieje możliwość opracowania rozwiązania pod potrzeby klienta - zapraszamy o kierowanie zapytań na numer telefonu 793 952200 lub adres email biuro@subiektywnedodatki.pl.